O que é arquivamento de documentos?

O que é arquivamento de documentos?

O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos no local estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.

Como são arquivados os documentos financeiros?

Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.

Para que serve o arquivamento de documentos?

O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.

O que é controle e temporalidade de arquivamento da documentação física e eletrônica pertinente ao processo financeiro?

Esse controle recebe o nome de arquivamento; nada mais é do que guardar e conservar ordenadamente os documentos de uma empresa, para futura utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades da empresa, permitindo, dessa forma, a localização rápida de documentos quando necessário.

Qual é a temporalidade dos documentos físicos e eletrônicos financeiros )? Ou seja por quanto tempo é feito o arquivamento destes documentos?

Qual é o prazo de guarda dos documentos? O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita o acúmulo de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo se refere, na maioria das vezes, apenas à fase corrente, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.

Por que é preciso arquivar documentos?

Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras não somente para arquivar documentos, mas também para acessá-los.

Por que precisam ser guardados documentos administrativos?

Alguns documentos administrativos precisam ser guardados por um tempo indefinido, seja nos computadores, em nuvem ou nos arquivos físicos. Porém, a grande parte das documentações possui prazo de validade e necessita de eliminação para evitar o acúmulo de informações desnecessárias.

Como proceder à distribuição e arquivamento de documentos?

A partir dessa ação, procede-se à imediata distribuição e arquivamento de acordo com a classe e a fase documental: intermediária: armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico;

Como é possível arquivar documentos corporativos?

É possível arquivar documentos corporativos eficientemente, de forma a otimizar procedimentos administrativos e melhorar os processos de gestão, englobando todos os setores. Há também inúmeros benefícios gerados em um negócio quando essas estratégias de arquivamento são devidamente colocadas em prática.